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Gestão de Projetos: a velha e a nova comunicação
O novo conceito de comunicação - ação fundamental para a boa gestão - integra as equipes de projetos e pressupõe diálogos
"O entendimento, hoje, é de que os gestores de projetos devem ser verdadeiros líderes da obra", diz o engenheiro Ricardo Rocha de Oliveira, professor da Unioeste – Universidade Estadual do Oeste do Paraná, que continua: "Isto significa que esses líderes vão influenciar toda a organização que chamamos de temporária, já que a produção de um empreendimento é um trabalho que tem começo, meio e fim. Essa organização é constituída pela equipe interna, projetistas e fornecedores, e vai passar por transições, ou seja, primeiro vai projetar, depois executar e, finalmente, entregar a obra para o cliente".

Ricardo Oliveira, que é doutor em gestão de projetos com foco na comunicação pela UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina – lembra que, ao contrário das organizações convencionais e centenárias, que têm a meta de se preservar ao longo do tempo, a organização temporária é um grupo que precisa ser reunido, liderado e que trabalhe de forma produtiva para que essa tarefa - a obra - seja feita num prazo determinado.
Conversação

A comunicação, componente fundamental para organizar a gestão de projetos, é conceituada hoje sob uma nova ótica. "Tradicionalmente, a comunicação é entendida como um fluxo de informações de uma pessoa que emite para o receptor. Alguns autores defendem que a nova comunicação organizacional é pautada por dois elementos principais. O primeiro diz respeito a uma conversação, da qual participam os vários agentes da organização temporária para realizar ações. É preciso, no entanto, que essa conversação seja produtiva, levando a uma compreensão compartilhada, ou seja, que todas as pessoas que participam do projeto entendam e sejam motivadas a realizar as ações", explica.

O segundo aspecto importante desse novo conceito de comunicação organizacional é que se faz necessário dar espaço a todos os atores do processo, para que participem ativamente dessa conversa. "O líder precisa estar aberto para ouvir opiniões diferentes da sua", alerta Ricardo Oliveira, que exemplifica: "um líder estipula um prazo de 15 dias para a execução de determinada etapa do projeto, mas os seguidores, diante dos recursos de que dispõem, consideram que essa meta é excessivamente elevada. Eles devem deixar clara a sua percepção para o líder, que poderá alterar esse prazo ou oferecer mais recursos para cumpri-la conforme o plano inicial".
Feedback
Dentro dos modernos sistemas de gestão, especialmente quando se adota o modelo de construção enxuta, é preciso fazer uma série de reuniões presenciais com determinados participantes. Dos encontros iniciais, participam a diretoria e algum nível de gerência. Depois, a comunicação das metas, prazos e tarefas é feita pela gerência ao pessoal operacional. Essa conversa é fundamental porque, a partir daí, o nível operacional vai coordenar as ações de obras. Ao longo da execução da obra, é possível recorrer a todos os instrumentos de comunicação virtual para facilitar o trabalho. "Nas chamadas salas virtuais – prática comum no exterior -, se busca criar um ambiente interativo de reuniões de equipes internas com projetistas e fornecedores, para eliminar dúvidas. À distância, os participantes dessas reuniões têm a possibilidade de consultar os projetos on line", comenta.

A integração entre as várias equipes de projeto vai depender da boa comunicação fomentada pelo gestor. Oliveira alerta que, caso as equipes não tenham claro qual o ritmo de trabalho das demais, os problemas vão aparecer lá na frente no canteiro de obras e na qualidade do empreendimento. "Na construção civil, indústria que se caracteriza pelo trabalho realizado através de tarefas e metas, espera-se que a conversação leve ao comprometimento de todos os envolvidos. É um processo em que o líder dá início à conversa expondo os objetivos e as etapas a serem cumpridas, ouvindo muitas vezes as contraposições. Ao final dessa comunicação, mais do que conhecedora da meta, a equipe estará comprometida com ela", ensina Ricardo Oliveira.

É preciso que nessa conversa qualificada, todos os participantes tenham uma compreensão clara das ações que vão desenvolver. Para isso, muitas vezes é preciso recorrer à gestão visual e reuniões periódicas. Após a realização da ação, é importante fazer a avaliação – feedback. "Esse é um instrumento fundamental para que se tenha conhecimento se as ações solicitadas nas conversas foram executadas conforme previsto. E caso tenha ocorrido um desvio na execução, é preciso reabrir a conversa com os terceirizados e o pessoal da empresa, de forma a identificar os motivos pelos quais os compromissos aceitos inicialmente não foram executados. É o momento de reavaliar se a meta pode ser melhorada, situação para a qual o líder tem que estar disposto e procurar compreender o que aconteceu para que nos novos ciclos isso não se repita", sugere o professor.

Segundo ele, há um bom grupo de construtoras no país, especialmente no sul e sudeste mas, também, pontualmente em regiões do nordeste com destaque para Fortaleza, que já adotam a comunicação, a gestão visual e a prática de reuniões periódicas de avaliação. "Inclusive, utilizam essa prática para conquistar clientes e demonstrar maior produtividade e qualidade dos seus empreendimentos", afirma, alertando que ainda há um grande número de empresas que precisam se qualificar e incorporar ao seu cotidiano as novas ferramentas de gestão. "A compreensão desses novos conceitos e instrumentos é fundamental para as empresas que quiserem se diferenciar e crescer", conclui Ricardo Oliveira.
Fonte: Construmanager
Data de publicação: 23/01/2012